La responsable des ressources humaines
est chargée de :

• Planifier, coordonner, déclencher et contrôler mensuellement l’ensemble des éléments de paie dans le cadre de la réglementation salariales et des crédits budgétaires, 
• Produire ou traiter des bulletins de salaire et des justificatifs de paie à partir de données collectées et vérifiées,
• Expliquer le contenu des bulletins de salaire au personnel ou aux organismes concernés,
• Traiter en tout ou partie des aspects individuels et collectifs de la gestion de l’emploi : flux de personnel (recrutement, insertion et orientation, mobilité, évolution professionnelle, départs), planification de l’emploi/ Gestion Prévisionnelle des Moyens et des Compétences,
• Gérer administrativement le personnel en tenant compte de la règlementation et du projet d’établissement,
• Après recensement des besoins en formation, mettre en œuvre et évaluer les résultats et l’efficacité et la politique de formation élaborée en cohérence avec les orientations du projet d’établissement.

Pour ce faire, et de manière synthétisée, ses activités peuvent être déclinées comme suit :

• Gestion administrative et comptable, spécifique,
• Gestion et traitement des données et ou information,
• Paramétrage des outils, logiciels,
• Rédaction de courriers,
• Renseignement de documents de fichiers,
• Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux liés aux ressources humaines,
• Tenue à jour des données, des fichiers,
• Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents),
• Contrôle de la cohérence des données et informations,
• Etude et simulation de la masse salariale,
• Information et conseil aux agents,
• Elaboration des cahiers des charges en vue de l’achat de prestations,
• Elaboration, mise en place et suivi des plans et réalisations de formation,
• Elaboration et suivi de budget dans le domaine ressources humaines,
• Suivi budgétaire et analytique des dépenses de gestion des ressources humaines,
• Réalisation et exploitation d’enquêtes, d’entretien relatif au domaine d’activité,
• Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles.

Le responsable des services économiques et logistiques effectue plusieurs activités à des temps et régularités différents.

• Comptabilité fournisseurs (marchés, emprunts, achats…)
• Suivi budgétaire (budget, compte administratif)
• Gestion de la TVA 
• Accueil et prise en charge des résidents, des fournisseurs et prestataires extérieurs
• Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Saisie des courriers, notes de service et d’information
• Gestion du secrétariat du Syndicat Intercommunal (budget, compte administratif)
• Gestion administrative et organisationnelle du service Lingerie
• Gestion des réclamations des résidents et/ou familles
• Gestion administrative et organisationnelle du service Animation
• Participation à la commission d’animation
• Déclaration et gestion des sinistres auprès des assureurs concernés
• Collaboration avec le service technique
• Gestion du planning du service Technique en lien avec le maître ouvrier et la Direction
• Lien fonctionnel avec l’équipe ménage (les maquettes de suivis, les protocoles d’entretien…)
• Lien fonctionnel avec le service cuisine (commandes alimentaires, maquettes…)
• Participation à la commission de restauration
• Gestion administrative et organisationnelle du service Administration
• Suivi des travaux de restructuration
• Lien fonctionnel avec la Cadre de Santé : (achats relevant du soin…)
• Conseil de la Vie Sociale : secrétaire de séance
• Conseil d’administration : secrétaire de séance
• Suivi des Délibérations 
• CHSCT et CTE : présence à titre consultatif
• Trésorière de l’association Soleil d’Automne
• Gestion des successions des résidents à leur décès 
• Gestion des pannes informatiques en lien avec le CH de Loches pour les interventions et dépannages

Un agent administratif et un agent en contrat aidé à la charge de l’accueil, des admissions et de la facturation dont les missions principales sont  :

• Recevoir, recenser et orienter les communications téléphoniques,
• Accueillir, identifier et orienter les visiteurs,
• Recevoir, traiter et orienter les courriers et colis du jour,
• Gérer les dossiers administratifs des résidents
• Recevoir les familles pour le dossier administratif,
• Gérer les demandes APA, Allocation logement, Aide Sociale (sauf si le résident est sous protection juridique).
• Etablir les contrats de séjour des résidents,
• Inscrire dans le logiciel de soins le nouveau résident,
• Archiver les dossiers administratifs des résidents décédés.
• Prendre connaissance de façon journalière des mouvements des résidents (hospitalisation, décès…) via le logiciel de soins,
• Etablir et éditer les frais de séjour,
• Tous les mois pour les résidents payants, transmis au trésor public,
• Tous les 3 mois pour les résidents assistés, transmis au conseil général,
• Assurer la gestion et le réapprovisionnement documentaire des différents services,
• Assurer les sauvegardes informatiques journalières et assurer celle de la nuit suivante,
• Assurer la mise à jour des places disponibles, via le site « Touraine repérage »,
• Distribuer « l’argent de poche » des résidents assistés une fois par mois, reçu en amont par les tuteurs via l’association « Soleil d’automne » en lien avec les services économiques,
• Assurer la mise à jour de la liste et des mouvements des résidents (Entrée, décès, changement d’unité…).
• Régir les recettes, 
• Recevoir les paiements des repas, factures de téléphones…
• Etablir les bordereaux,
• Réorienter les paiements au trésor public,
• Réceptionner les « recommandés » postaux en tant que vaguemestre.
  
  

Quelques photos...